Pravidlo 22 minut. Jak zvládnout efektivní meetingy za méně času.

Chytré rady odebírá více než 5 000 personalistů.

Firemní porady už nemusí být noční můrou zaměstnanců. Stačí dodržovat následující pravidla.

Meetingy asi nemá většina z nás příliš v oblibě. Bývají zdlouhavé a výsledek nebývá vždy zcela uspokojivý. Většina účastníků si často myslí, že značná část obsahu je ztráta času. Jejich pozornost kolísá, produktivita práce se snižuje. Hlasité rozhovory, přestávky na kávu nebo rušivé telefonáty…

Jedním z osvědčených způsobů, jak dosáhnout lepších výsledků je koncept 22minutového meetingu, který představila nejen ve svých videích Nicole Steinbok. Jak na to? Přinášíme několik tipů, které Vám pomohou.

1. Naplánujte 22minutový meeting

Kdo stanovil pravidlo, že pracovní setkání musí trvat 30 nebo 60 minut? Nikdo! Obecně se předpokládá, že takový čas potřebujeme, abychom vyřešili problém, vymysleli strategii, domluvili postupy…

Ne vždy ale tolik času potřebujeme a naopak nemáme prostor vyřídit potřebné záležitosti, než se přesuneme do další zasedačky. Samozřejmě ne všechny schůzky můžeme vtěsnat do 22 minut, ale značné procento ano.

2. Vytvořte program zaměřený na konkrétní cíle

Sepište pevně danou agendu a držte se jí. Napište ji na flipchart hned na začátku meetingu, aby byla všem stále na očích. Pokud se odchýlíte od tématu, bude to okamžitě zřejmé.

3. Zašlete účastníkům veškeré podklady alespoň 24 hodin předem

A zdůrazněte, že pre-reading je nezbytný. Dáváte tak všem čas, aby se připravili a vytvořili si vlastní názor, což nakonec povede k plodnější diskusi.

4. Začněte včas

Aby byl Váš 22minutový meeting úspěšný, je to nevyhnutelně nutné.

Dejte všem na vědomí, že schůzka začíná v určitou dobu - to ale není čas, kdy by lidé měli přicházet do zasedací místnosti, nalévat si kávu a chroupat sušenky. Měli by už sedět na svých místech a Vy zahajovat jednání.

5. Během prezentace stůjte

I to vám pomůže udržet pozornost a jasně dáváte najevo, kdo má v tu chvíli hlavní slovo.

6. Žádné notebooky

Chcete-li se vyhnout tomu, aby všichni ťukali do laptopu poznámky, vyřizovali e–maily, případně se zabývali dalšími činnostmi nesouvisejícími s tématem, je to nejlepší způsob.

Stanovte zapisovatele, který zpracuje jednotný zápis a rozešle ho co nejdříve po skončení setkání všem účastníkům.

7. Žádné telefony

Žádné výjimky: viz bod 6

8. Soustřeďte se na dané téma

Komentáře nebo průniky s jinými tématy si zaznamenejte, ale ujistěte se, že se vždy vrátíte k danému problému.

Asi netřeba dodávat, že nedílnou součástí úspěchu je opravdu skončit včas. Pokud se Vám to povede, Vaše schůzky zmizí ze seznamu těch otravných dlouhých jednání. Budou rychlé, věcné a efektivní.

Zaujaly Vás naše tipy? Zvažte, které prvky by mohly prospět právě Vám nebo prostě jen ve svém kalendáři naplánujte 22minutový meeting a vyzkoušejte jej v praxi.

Populární články

Používáme cookies pro lepší uživatelský zážitek. Používáním webu s tím vyjadřujete souhlas a zároveň potvrzujete, že jste se seznámil/a s Prohlášením o ochraně osobních údajů.

© 2014 – 2019 Colorbee, s.r.o.
Design by grafikli.cz